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PDCAサイクルで問題の原因分析をする方法【具体例あり】

2020.8.22

PDCAサイクルで問題の原因分析をする方法【具体例あり】
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こちらの記事は、このような方におすすめです。

問題の原因分析をして、仕事の質を高めたい方々

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「皆さん、お仕事で発生した問題を解決したり、問題が再発しないようにするために、どんなことをされていますか?」

ここで

「次から気をつけます」

のような一言で終わりにしてしまうと、また似たような問題が発生してしまうリスクもあると思います。

何より、ちょっと勿体ないですよね。

同じ問題が反度も発生したら、そのぶん時間も取られるでしょうし、メンタル面でも負担だと思います。

今回の記事をご覧いただく上で、スタートの状態は、

「仕事で問題が発生して、次から再発しないように気を付けたいけれど、どうしたら良いかな?」

という状態です。

そして、今回の記事のゴールは、

「問題の原因分析の方法が理解できた!」

という状態です。

この記事の目次

【1】PDCAサイクルとは?

PDCAサイクルは、おもに業務の改善や反省を行うために、Plan(計画)-Do(実行)-Check(評価)-Action(改善)を繰り返して行うことです。

それらの頭文字をとって「PDCAサイクル」と呼ばれています。

PDCAサイクルとは?

言葉の使い方の例としては「PDCAサイクルを実践する」または「PDCAを回す」などと言われます。

 

私個人の意見なのですが、「問題解決」というものは、大きく2つに分けられると思っています。

1つ目が「一時対応」です。

具体的には、発生してしまった問題に対して、それをなるべく早く解消するための手段や行動を、実行することです。

そして2つ目が「恒久対応」です。

具体的には、次回から同様の問題が発生しないように、何をすれば良いかを考えて実行していくことです。

今回の記事でご紹介する手法は、私自身、この記事の執筆時点から10年ほど前に学んだものです。

問題の分析を行なって次につながる施策を考えるという意味では、恒久対応のための手法として、とても有効だと思っています。

一案として、この後の内容をご覧いただければ、ありがたいです。

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【2】問題の原因分析における注意点

問題の原因分析には、少し注意点があります。

手法のご紹介の前に、ここで順にご紹介します。

注意点1:問題の原因を「人」ではなく「方法・行動」に求める

まず1つ目は、

「問題の原因を【人】にせず【方法・行動】に求める」

ということです。

つまり、

「誰々さんが資料をなくしたから」

のような原因にするのではなく、

「準備段階で調査が十分に行えなかったから」

のように、

「何かができなかったから、あるいは、何かをしてしまったから」

のような形式にするということです。

なぜ、そのようにするかと言いますと、まず、

「言われた側が不快に思い、関係悪化の原因となる」

という理由もあるのですが、ほかにも、こういう場合は施策として【担当者を変える】というものが挙げやすいです。

ただし、

「問題発生の直接の原因を特定していないならば、担当者を変えたところで、再び同じ事態が発生する可能性がある」

とも言えると思います。

例えば、どんな人でも通常1時間ほどかかる量の作業を、12時までに仕上げなければいけない場合。

仮に、怠け者なAさんという人がいたとして、Aさんが11時30分に作業を始めた場合。

おそらく間に合わないですよね?

この場合「〆切に間に合わなかった」という問題の発生原因は、

「Aさんがやったから」

ではなくて、

「作業量に対して、着手が遅かったから」

のハズなんです。

仮にAさんが怠け者な性格だったのだとしても、例えば朝9時から始めていれば、間に合った可能性もあった訳です。

そこで、

「作業を早めましょう」

「早めに作業を開始するには、どうすれば良いか?」

という、行動や手段に関する部分を考えて行かない限りは、誰がやっても間に合わないという結果になると思います。

注意点2:精神論や抽象論を持ち出さない

注意点の2つ目は、

「精神論や抽象論を持ち出さず、具体的かつ簡潔に表現する」

ということです。

精神論・抽象論というのは、ここで定義するのは、これからご説明するようなもののことを指します。

例えば原因を考える部分において、

「気合が足りなかったから」

だとか。

あとは、施策を考える部分での、

「前を向いて頑張る」

のような表現のことです。

原因や施策は、精神論に終始せず、より具体的に、簡潔に表現しましょう。

目安としては、

「原因分析に関わらなかった人に、後日、その結果を見せても、概要を理解してもらえる状態」

です。

例えば、原因の部分では、

「〆切から逆算して行動できていなかった」

のような表現だとか、または施策の部分では、

「作業途中に予備日を設けて、方向性にズレが無いかどうかをメンバー間で確認する」

のような表現の形ということです。

例えば「気合が足りなかった」にしても、

「気合とは何なのか?」

あるいは、せめて、

「どうすれば、その【気合】というものが満たせるのか?」

の認識が共有できていなければ、問題再発を防ぐ施策も、曖昧なものになってしまいます。

そもそも、その【気合】があれば達成できたのかどうかも、不明ですよね?

また「前を向いて頑張る」も同様です。

「【前】とはどの方向なのか。」

「【頑張る】とは、何をすることなのか。」

同様の表現に、

「今後このようなことがないように気をつけます」

というものも挙げられます。

「このようなこと」とは、何なのか。

「気を付ける」とは、具体的にどういう行動なのか。

それが明確になっていない場合は、その仕事に関わる人の間で認識のズレが発生しやすいので、注意が必要です。

注意点3:とりあえず制約は考えない

3つ目の注意点。

これを「注意点」という言い方にするのは少し厳しいかも知れませんが、

「環境面の制約は(とりあえず)考えない」

ようにしてください。

問題を分析して、再発防止のための施策を実践する。

その際に、やはり現実的な条件に制約を受けると思います。

予算面だとか、スケジュール面、あとはプロジェクトなどに関わる人数が制約となる場合もあり得ると思います。

でも、このあと紹介させていただく手法では、施策を挙げていく段階は「ブレインストーミング」のようなモノだとお考えいただきたいんです、少なくとも施策を挙げ始める段階では。

ブレインストーミングに関しても、いずれ機会があれば動画やブログ記事にさせていただくかもしれません。

ざっくり説明するなら、ブレインストーミングというのは「制約なしに自由にアイデアを挙げていく手法」です。

話は戻りますが、問題再発を防ぐための施策を考える段階では、制約は考えなくてOKです。

ひとまず「現状」や「問題(だと思うこと)」を洗い出して、そのあとに現実的に検討して施策を絞りこんでいけば良いと思います。

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【3】原因分析の手法

では、原因分析の手法をご説明します。

手順1:Excelを用意する

まずはパソコンを起動して、Excelを開いてください。

ファイル名は「何々プロジェクト-問題分析シート」などでOKです。

Excelを使って、それぞれのセルに、PDCAサイクルを回すための各ステップの情報を入力していきます。

ちなみに「セル」っていうのは、Excelの1個1個のマスのことです。

PDCAサイクルの手順1:Excelを用意する

タテは、PDCAサイクルを回して、実践していく内容を並べていきます。

ヨコは、これから挙げていく列を設けてください。

  • 実践内容(Plan)
  • 結果(Do)
  • 原因1~3(Check1~3)
  • 次への施策(Action)
  • 備考

あと、たくさんの件数の問題分析を行う場合や、施策の案をなるべく多く挙げていきたいという場合は、いちばん左の列に「No.」みたいな列を設けましょう。

そうすると、後になって、

「No.いくつの問題に関してですけど…」

のようにして、メンバー間で認識共有をしやすくなるのでおすすめです。

手順2:実践内容を記載する

表のテンプレートが出来上がったら、さっそく問題分析の開始です!

左から順に埋めていきますので、まずは「実践内容(Plan)」に、何を行なったかを記載します。

PDCAサイクルの手順2:実践内容を記載する

ポイントとしては、一度に複数を書こうとせず、

「1つのセルに、実践内容を1つ記載する」

という点です。

手順3:実践内容に対する結果を記載する

「実践内容」のそれぞれに対して、どのような結果であったかを、すぐ右隣の「結果(Do)」の列に記載します。

こちらも基本的に、1つの実践内容に対する結果を、1つのセルに1個ずつ記載していきます。

PDCAサイクルの手順3:実践内容に対する結果を記載する

1つの「実践内容(Plan)」に対して複数の「結果(Do)」が存在する場合。

その場合は、その個数分だけ「結果(Do)」のセルに記載していきましょう。

手順4:目標に達しなかった結果のみに絞る

手順3で「結果(Do)」を挙げましたが、その全部に対して施策を考える必要は、ここでは特にありません。

目標を超えたもの・目標どおりのものに関しては、

「よくできました!次からも頑張りましょう!」

ということで、ご自身や、チームメンバーを称えましょう。

目標以上のものを除外して、目標に達しなかったものだけに絞り込みます。

PDCAサイクルの手順4:目標に達しなかった結果のみに絞る

目標に達したもの・目標を超えたものは、別ファイルに移行して、

「これだけ達成できました!」

という記録として残しておくのもアリかも知れませんね!

手順5:なぜ目標に達しなかったかを考える

目標に達しなかった「結果(Do)」に対しては、この先の段階から順に原因分析をして、再発防止や改善のための施策を考えていきます。

結果1個ずつに対して「なぜ目標に達しなかったか?」の答えに該当するものを、

「原因1(Check1)」

に記載していきます。

PDCAサイクルの手順5:なぜ目標に達しなかったかを考える

先ほどもお話ししたとおり、

「問題の原因を、人ではなく、手段や行動に求める」

「精神論や抽象的な表現を避ける」

「制約は、とりあえず考えない」

という点を心がけてください。

手順6&7:前の原因が発生した理由を考える

実はこの手法、手順5までで「目標に達成しなかった結果と、達成しなかった原因」を1回は考えていただいたことになります。

ただ、手順5で原因を考えて、それだけで、

「では、その原因を解消するにはどうしましょうか?」

と考えずに、もう少し深めてみることにします。

なぜかというと、何か問題が発生したとき、発生した原因は、複数の要素が複雑にからみ合っている場合があるからです。

例えば「売り上げが前年比90%に落ちてしまった」という結果に対しても、

「外出の機会が減って、ターゲットのお客様の消費行動が減少したから」

「今年度から価格を5%上げていたから」

などなど、複数の原因が考えられる場合があります。

なので、結果に対する原因を「3段階」まで掘り下げることによって、

「問題点をより細かく、より具体的に分解して、問題発生の全体像を把握しやすくする」

という作業を行います。

手順6と手順7で、やることは同じなので、ここでは1箇所にまとめました。

手順6では、

「原因1(Check1)が発生したのはなぜか?」

の答えに該当するものを、それぞれ1個または思いつく分だけ

「原因2(Check2)」

に記載します。

手順7では、

「原因2(Check2)が発生したのはなぜか?」

の答えに該当するものを、それぞれ1個または思いつく分だけ

「原因3(Check3)」

に記載します。

PDCAサイクルの手順6&7:前の原因が発生した理由を考える

手順8:次への施策を考える

「原因3(Check3)」まで埋められたら、次は「どうすれば、原因3(Check3)を解消できるか?」の答えに該当するものを、その個数分だけ

「次への施策(Action)」

に記載します。

PDCAサイクルの手順8:次への施策を考える

様々な問題を分析して「原因3(Check3)」まで埋めたところで、

「ほぼ同じ内容がある場合は、グループ分けしてまとめる」

ということを、やってしまってもOKです。

状況によっては、

「異なる結果や問題に対して、原因が重なっている」

という可能性も、じゅうぶんあるでしょう。

「次への施策(Action)」を考える上で、障壁や制約になりそうな要素は「備考」の欄に記載しておきましょう。

 

ここでの「次への施策(Action)」というのは、

「次のPDCAサイクルにおいては「実践内容(Plan)」に該当する」

とも考えられます。

次への施策(Action)は、のちのPDCAサイクルにおいては実践内容(Plan)に該当する

ここまでの手順を繰り返して、問題に対する原因分析を行なっていきます。

繰り返しますが、大切なのは

「人を責めない」

「抽象的な精神論にしない」

「制約はとりあえず設けない」

ということです。

加えて、

「原因分析を行なった仕事に関わっていない人が、この記録を見ても、概要を理解できるようにしておく」

ということも大切です。

次のPDCAサイクルのタイミングで、また別の方が仕事に加わる可能性もありますからね。

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【4】具体的な実践例

最後に、具体的な内容で問題分析をやってみましょうか。

業種や立場を問わず、ある程度多くの方々にとって関わりがありそうなテーマを例として選ばせていただきました。

【例題】「今年1年で貯金を30万円増やす」という目標を立てて、1年が経過しました。それに対して、結果が「15万円増えたのみ」だったと仮定します。この場合の原因分析を、やってみましょう。

「今年1年で貯金を30万円増やす」という目標を立てて、1年が経過しました。

それに対して、結果が「15万円増えたのみ」だったと仮定します。

この場合の原因分析を、やってみましょう。

 

まず、2マスを埋めてみます。

「実践内容(Plan)」には「1年間で貯金を30万円増やす」と記載します。

そして「結果(Do)」の欄には「15万円増えた」と記載します。

実践内容(Plan)と結果(Do)を埋める

ここから先が、原因分析の段階です!

皆さんは、これから私がご紹介する原因や施策を「参考」として捉えてください。

「原因1(Check1)」には「なぜ15万円の貯金にとどまったのか」を記載しましょう。

貯金が目標額に届かなかったことには様々な理由があると思いますが、パッと思いつくのは、おもに2種類ではないでしょうか。

「収入が少なかったから」

「支出が多かったから」

そして、2つのセルにそれぞれ「収入が少なかった」「支出が多かった」と記載します。

結果に対して原因1(Check1)を埋める

さらに掘り下げます!

「原因2(Check2)」には

「なぜ収入が少なかったのか?」

「なぜ支出が多かったのか?」

の答えに当たる部分を記載しましょう。

原因1(Check1)を分析して原因2(Check2)を埋める

例えば、こういうのは、いかがでしょうか?

「収入が少なかったから」に対する部分として、

「自分のスキルに対して給料が低いから」

そして「支出が多かったから」の理由に関しては

「分からない」

のように記載すると仮定します。

 

ここで、ポイントです!

「原因分析をして、どうしても理由が判明しない場合は、原因2までなら【分からない】と書いてもOK」

ということにします。

何故なのか。

問題が発生するというのは、明確な理由や原因が存在するものもあれば、

「言語化が難しい理由で発生する問題」

というものもあるからです。

この記事をご覧のあなたが、入念な準備や調査のもとで物事に取り組んだとします。

それでも、あなたの想像の及ばない領域で発生した「何か」を理由に問題が発生するならば、それは、あなたにとっては、

「よく分からないこと」

と言えるでしょう。

ただし、このあと述べるように、

「【分からない】と書いたならば、なぜ分からないのかを原因3までで考える工程を設ける」

というのが必要です。

 

原因分析は3段階目。

つまり「原因3(Check3)」まで掘り下げます。

「原因3(Check3)」には、それぞれ、

「なぜスキルに対して給料が低いのか」

のほかに

「なぜ支出が多かった理由が分からないのか」

を記載しましょう。

原因2(Check2)を分析して原因3(Check3)を埋める

ここでは例えば、それぞれに対して、

「社内の査定が公平でないから」

「支出の記録を取っていないから」

と記載することにします。

 

原因を3段階まで掘り下げて考えたら、いったん、書き上げたものを読み返してみるのも良いかもしれません。

次への施策(Action)を埋めて一度読み返す

自分の思考を文字で読み返すことで、新たな発見があるかもしれません。

また、注意事項でお伝えした、「人のせいにする」「精神論で述べる」といった記入事項がないかどうかを振り返ることもできるでしょう。

さらには、原因3まで読み返して、その場ですぐに、問題を解消する施策案が思いつくかもしれません。

 

じっくり読み返していただいた後に進んでいただきたいのが「次への施策(Action)」の欄への記入です。

こちらには、

「原因3(Check3)を解消できる、または解消できそうな行動」

を書いてください。

具体的には、例えば収入の低さを解消できそうな行動の案に

「給与UPを上司に交渉する」

「実力主義の企業への転職活動を検討する」

と記載すること。

そして、支出の多さを解消できそうな行動の案に

「家計簿をつける」

と記載することです。

 

ここで、ひとつポイントです。

「次への施策(Action)」 を実践する際に、制約があれば「備考」の欄に記載してください。

制約事項は「備考」に記入する

例えば、給与アップの交渉を行う場合は、

「上司との関係が悪化するリスクがある」

という制約があって、なかなか交渉に踏み込めないかもしれませんし、

「本業の傍らの転職活動では自由な時間が持てない」

という方も、多いことでしょう。

そういった制約事項も踏まえつつ、どんな施策を実践していくかを「次への施策(Action)」の欄を見ながら考えていきましょう。

この例題の場合では、

 

「家計簿をつける」

という施策が、特に目立った制約もないので実践しやすい、という結論に至りました。

そして、制約事項のある施策案に関しても、

「当面は支出を減らしつつ、給与UPのチャンスをうかがい、貯金も増やしていこう」

という結論に落ち着いた、ということにします。

結論を導き出す

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お仕事で、あるいは日常生活の中で、問題が発生してしまうことは、おかしなことでも、恥ずかしいことでもありません。

問題が起こった時に、

「なぜ問題が起こってしまったのか」

「どうしたら、次から問題の発生を防ぐことができるのか」

そういったことを考え、実践していくことで、この動画をご覧の皆さんの生活の質が、より素晴らしいものになることを願っています。

こちらの記事と同じ内容をYouTubeの動画として閲覧可能です。

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