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社外スタッフや外注先の方とのコミュニケーションのアイデア

2019.6.28

社外スタッフや外注先の方とのコミュニケーションのアイデア
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企業やお店のWeb担当者の方々は、1人で何でも出来てしまうわけではありません。

問題に直面した場合に、社外のスタッフの方・パートナーの方などと連絡を取るような状況も想定されます。

その際に、電話やメール、SNSのメッセージなどですぐに反応が得られれば良いのですが、中には思ったように意思疎通できない場合も考えられます。

具体的には、

「こちらが電話して、その時に出られないのは仕方がないとしても、数日経ってもなんの反応もしてくれない!」

「こちらがメールを送ったのに、1週間以上待っても返信が返ってこない!あるいは返事が来てもメールを読んでいないのがバレバレ!」

といった声もあるようです。

この記事の目次

電話やメールなど、状況に応じて使い分けを

SNSのメッセージ等、文字での通信手段一式を「メール」と一括りにしてしまうならば、電話とメールにはそれぞれメリット・デメリットが考えられます。

例えば電話は、話をしたい相手からの反応をリアルタイムに得ることが期待できる一方で、相手が別件対応で手が離せない状態では電話に出られないという面もあります。

一方のメールは、送受信した内容が記録として残る反面、緊急時にリアルタイムの反応が求められる場合や、長文になる場合は文章を打つ時間もそれなりに要してしまいます。

また、個人個人で電話をよく使うか・メールをよく使うかといった傾向の違いなどもあり、

「電話に出てよ!」

「メール返して!」

といったトラブルが発生しない訳ではありません。

どちらが正しいという「正解」を見つけるのはなかなか難しいことなのか、あるいは、そもそも「正解」は存在しないのかも知れません。

ただ、両者がイヤで電話に出ない・メールを返さないという状況でない限り、連絡の取りづらさは「やむを得ないもの」と言える部分もあるのではないかと思います。

あくまで「一つの切り口」にとどまりますが、情報の伝達手段が多く存在する現代において、伝える情報によって手段を切り分けるのが良いのではないかと思います。

例えば、緊急の連絡は「電話」が第一手段になる傾向が強いと思います。私も、そちらに関しては賛成の立場です。

ただ、電話が通じなかった場合で、それでも用件を伝えなければ話が進まない状況も考えられます。そのような場合は、メールで用件を伝えて、

「このような用件で話したいから、折り返しで電話をして欲しい」

のように伝えておけば、ひとまずはお話の概要を伝えることができるかと思います。

一方で、かならずしも緊急ではない場合、具体的には翌日以降の予定の確認などは、メールで送ってく方法もあると思います。送ってからしばらく経っても返信がなければ電話をかけてみるか、あるいは、

「何々を希望する場合は、@日までに連絡ください」

としておくなどの工夫も考えられるでしょう。

ほかには、

「電話をかけると突然相手の時間を奪うことにもなりかねないから、まずは【電話できる?】という確認をメールで送る」

「客観的な情報の確認はメールにする。その一方で、意見とか感情とか、細かいニュアンスも知りたい場合は電話にしている」

といった切り分け方をされている方もお見受けします。

「全部を電話で」「全部をメールで」とするのは難しいとは思いますが、お伝えする要件やその緊急度、そしてお相手の職業的なご都合(お仕事の状態的に電話が良い・メールが良いという違いなど)に応じて、適切な連絡手段を見つけていきたいものです。

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